Як писати заяву на звільнення

Грамотно написана заява на звільнення визначає три ключові речі: легальну дату припинення трудових відносин, своєчасність і повноту розрахунків, а також чистоту документообігу без помилок у підставах і датах у наказі. В Україні переважно застосовують два способи припинення роботи з ініціативи працівника — за власним бажанням та за угодою сторін. Вони відрізняються вимогами до строків, формулюванням підстави в заяві та можливістю відкликання.

Для безстрокових договорів заява «за власним бажанням» передбачає письмове попередження за 14 календарних днів і дає право просити звільнення раніше за наявності поважної причини.

«Угода сторін» строку попередження не має, дата звільнення визначається домовленістю працівника і роботодавця й фіксується в заяві та наказі.

Саме коректне формулювання підстави (посилання на статтю КЗпП) і правильно вказана дата в заяві надалі захищають право на виплати в день звільнення та відсутність спорів щодо законності припинення зайнятості.

Способи припинення роботи з ініціативи працівника: що це змінює для заяви

Заява «за власним бажанням» подається на підставі статті 38 КЗпП: працівник письмово попереджає за 14 календарних днів або просить інший строк, якщо є поважна причина, та може відкликати заяву до завершення строку попередження. Виняток — коли на його місце запросили працівника у порядку переведення, якому не можна відмовити. Дата звільнення визначається як останній день двотижневого строку від фактичного попередження роботодавця або інша дата, прямо зазначена у заяві за наявності підстав.

Заява «за угодою сторін» оформлюється за пунктом 1 частини першої статті 36 КЗпП. Ініціатором може бути будь‑яка сторона, строків попередження немає, дата звільнення — та, про яку сторони домовилися. Відкликання такої заяви односторонньо не допускається: змінити домовленість можна лише за взаємною згодою.

Головні відмінності:

• Двотижневий строк. Є за ст. 38 КЗпП, відсутній за угодою сторін.
• Відкликання заяви. Можливе за ст. 38 до закінчення строку, крім випадку «переведення». За угодою сторін — лише за взаємною згодою.
• Вимога згоди. За угодою сторін потрібна взаємна згода. За ст. 38 — одностороннє волевиявлення з дотриманням строку.

Обов’язкові реквізити заяви: що вписати і в якій послідовності

Уніфікованої форми заяви закон не встановлює: документ складають у довільній формі, але письмово та з підписом. Рекомендована структура: адресат (посада і ПІБ керівника або найменування установи), ПІБ і посада працівника, назва документа «Заява», прохання про звільнення, підстава (за власним бажанням — ст. 38 КЗпП, за угодою сторін — п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП), бажана дата звільнення, дата складання заяви, підпис. У шапці та тексті використовують офіційні найменування посади та роботодавця.

• Адресат. Керівнику або установі в цілому, згідно з інструкцією з діловодства.
• Ідентифікація працівника. ПІБ, посада, підрозділ за потреби.
• Підстава звільнення. «Ст. 38 КЗпП» або «п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП».
• Бажана дата. Календарна дата або формула «через 14 календарних днів».
• Дата складання і підпис. Обов’язково, оскільки саме з дати попередження рахується строк.

Поважну причину (для скорочення строку за ст. 38) доцільно вказати стисло з посиланням на документ-підтвердження. Без такої причини заява все одно дійсна — просто діятиме загальний 14‑денний строк.

Двотижневий строк за ст. 38 КЗпП: як і з якого моменту він рахується

«Попередити» — це подати письмову заяву, а не «відпрацювати». Працівник може подати заяву навіть перебуваючи у щорічній, безоплатній відпустці або на лікарняному. Заборона звільняти під час відпустки чи тимчасової непрацездатності стосується ініціативи роботодавця, а не працівника.

Строк у 14 календарних днів обчислюється з дати фактичного попередження роботодавця (подання і реєстрації заяви). Якщо надіслано поштою — з дати отримання та реєстрації у роботодавця. Доказом є повідомлення про вручення. Ця норма застосовується до безстрокових договорів, для строкових діє ст. 39 КЗпП зі своїми підставами.

Обчислення строку й визначення останнього дня роботи

Строки у трудових відносинах рахують за правилами КЗпП і ЦКУ. Ключові акценти: строк, що обчислюється тижнями, закінчується у відповідний день тижня; перебіг строку починається з наступного дня після події (реєстрації заяви). Якщо останній день строку випадає на святковий або вихідний, днем закінчення вважають найближчий робочий. На практиці, якщо заява зареєстрована у вівторок, останнім днем роботи за загальним правилом буде також вівторок через два тижні або перший робочий після нього, якщо це вихідний чи святковий.

Строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня; останній день, що припав на вихідний чи святковий, переноситься на найближчий робочий.

Поважні причини для звільнення без «двох тижнів»

Частина перша статті 38 КЗпП прямо зобов’язує роботодавця звільнити у строк, про який просить працівник, якщо є неможливість продовжувати роботу з визначених підстав. Нижче наведено перелік таких причин. Формулюйте стисло та додавайте підтверджуючі документи за наявності. Для строкових договорів застосовують статтю 39 КЗпП.

• Переїзд на нове місце проживання.
• Переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість.
• Вступ до закладу освіти.
• Неможливість проживання у місцевості за медичним висновком.
• Вагітність.
• Догляд за дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю.
• Догляд за хворим членом сім’ї за медвисновком або за особою з інвалідністю I групи.
• Вихід на пенсію.
• Прийняття на роботу за конкурсом.
• Інші поважні причини, належно обґрунтовані.

Коли роботодавець порушує закон: як це відображати в заяві й на що розраховувати

Якщо роботодавець не виконує законодавство про працю чи умови колективного або трудового договору, працівник має право розірвати договір у визначений ним строк і вимагати звільнення на підставі відповідної частини статті 38 КЗпП. У заяві обов’язково зазначайте «у зв’язку з невиконанням законодавства про працю/умов договорів» і дату звільнення, яку просите.

Порушення потрібно підтверджувати доказами: нарахування, виписки, листування, акти інспекції, рішення суду тощо. Формально звільнитися «день у день» можливо, але на практиці роботодавець може не погоджуватися. Тоді спір вирішують докази і процедура. Важливо, щоб одна й та сама підстава була в заяві та в наказі.

За такої підстави працівник має право на вихідну допомогу не менше тримісячного середнього заробітку (мінімальна планка), якщо інше не передбачено колдоговором у більший бік. Це прямо передбачено статтею 44 КЗпП.

Воєнний стан: коли строк можна скоротити і які канали подання допустимі

На період воєнного стану діє спеціальний закон. Якщо підприємство в районі ведення бойових дій і існує загроза життю або здоров’ю, працівник може звільнитись у строк, зазначений у заяві, без 14 днів. Винятки — випадки примусового залучення до суспільно корисних робіт або виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури. Також сторони можуть домовитись про альтернативні електронні способи комунікації й обміну документами.

• Формула підстави. «У зв’язку з веденням бойових дій та загрозою життю і здоров’ю», стаття 4 спеціального закону.
• Електронні канали. За домовленістю допускаються email, месенджери та інші визначені між сторонами засоби.
• Актуальні контакти. Сторони мають оновлювати адреси та телефони. Повідомлення на останні відомі дані вважається належним.

Домовленість про дистанційну взаємодію бажано зафіксувати в наказі чи в трудовому договорі або додатковій угоді. Це пришвидшує процедуру та мінімізує спори щодо моменту отримання заяви.

Як подати й зафіксувати заяву: особисто, через HR, поштою, електронно

Подання — на ім’я керівника. Якщо заява передається через кадрову службу або канцелярію, її реєструють як вхідний документ з проставленням номера і дати. Саме з дати реєстрації стартує відлік строку. Особисте подання — найшвидший спосіб зафіксувати момент попередження.

Поштова подача — рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Строк рахується з дати отримання і реєстрації в роботодавця. Електронна — за попередньо погодженими каналами (email, месенджери, СЕД), бажано зі сканом або фото підписаної заяви чи кваліфікованим е‑підписом. Для держсектору діють типові інструкції з діловодства, а також режим КЕП. Рукопис чи друк — закон не обмежує, визначальне — підпис і можливість ідентифікувати заявника. Для держслужбовців на практиці застосовують власноручний підпис або електронний документ з КЕП за внутрішніми правилами діловодства.

• Особисто або через HR. Подайте у два примірники. На вашому екземплярі мають бути вхідний номер, дата і підпис або штамп про отримання.
• Поштою. Надішліть рекомендованим листом з описом і повідомленням. Зберігайте чек і повідомлення — це доказ дати попередження.
• Електронно. Користуйтеся погодженими каналами, дублюйте заяву з КЕП або надсилайте скан чи фото. Зберігайте ланцюжок листування.

Як правильно вказати дату звільнення в заяві

У тексті після слова «Прошу» зазначайте підставу і конкретну дату. Для угоди сторін дата обов’язково погоджується з роботодавцем. Для ст. 38 — або конкретна дата (за поважної причини), або формула «через 14 календарних днів». Якщо домовлена дата збігається з періодом відпустки чи лікарняного, звільнення можливе. Варіант «відпустка з подальшим звільненням» означає, що днем звільнення є останній день відпустки.

Подати заяву можна і під час відпустки чи лікарняного. Змінити уже узгоджену дату, особливо за угодою сторін, можна лише новою домовленістю і новим наказом.

Відкликання заяви та скасування наказу: коли це працює

За ст. 38 працівник має право відкликати заяву до завершення 14‑денного строку. Якщо він після спливу строку не залишив роботи і не наполягає на звільненні, роботодавець не може звільнити за раніше поданою заявою. Виняток — коли вже запросили працівника у порядку переведення. За угодою сторін відкликання можливе лише за взаємною згодою.

• Власне бажання. Надішліть письмове відкликання тим самим каналом, яким подавали заяву. Збережіть докази відправлення і реєстрації.
• Угода сторін. Домовляйтеся письмово про скасування домовленості. Без згоди роботодавця відкликання не діє.
• Наказ видали завчасно. Скасовують окремим наказом про визнання попереднього таким, що втратив чинність. Підстава — відкликання або відсутність факту припинення роботи.

Якщо роботодавець відмовляється врахувати відкликання за ст. 38 до завершення строку або оформити скасування наказу, спір вирішується в загальному порядку з посиланням на статтю 38 КЗпП та докази подання і реєстрації документів.

Виплати та документи в день звільнення

У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати копію наказу про звільнення, письмово повідомити про нараховані суми та провести повний розрахунок: зарплату за відпрацьований час, компенсацію за невикористану відпустку, інші виплати за колдоговором. Якщо працівник у день звільнення відсутній, виплата здійснюється не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. Вихідна допомога не передбачена для «власного бажання» чи «угоди сторін», окрім випадку звільнення через порушення роботодавця (ст. 44 КЗпП).

• Копія наказу. Обов’язково з 10.06.2021 для будь‑якої підстави звільнення.
• Компенсація відпустки. У день звільнення за всі невикористані дні щорічних відпусток.
• Відповідальність за затримку. Середній заробіток за весь час прострочення до фактичного розрахунку.

Особливості для строкових трудових договорів (ст. 39 КЗпП)

Строковий договір можна достроково розірвати з ініціативи працівника у випадках: хвороба або інвалідність, що перешкоджають роботі; порушення роботодавцем законодавства чи умов договорів; а також у випадках, перелічених у ч. 1 ст. 38 КЗпП. Двотижневий строк попередження як загальне правило для ст. 39 не застосовується — ключове «наявність підстави».

Також строковий договір можна припинити за угодою сторін у будь‑яку погоджену дату. Для «відпустки з подальшим звільненням» діє спеціальне правило із Закону про відпустки: останній день відпустки є днем звільнення, але для строкових договорів роботодавець має право відмовити, якщо тривалість відпустки перевищує строк договору.

Формат і канал комунікації під час воєнного стану: як узгодити з роботодавцем

Базові правила подання заяви не змінилися: підстава — КЗпП, строк або дата — за законом або домовленістю. На час воєнного стану сторони мають право письмово погодити електронну комунікацію (email, месенджери, інші доступні засоби) та альтернативні способи створення, пересилання і зберігання кадрових документів. Обов’язково підтримуйте актуальність контактних даних і зберігайте підтвердження відправлення та отримання.

• Погодьте канал зв’язку. Закріпіть його наказом або додатковою угодою (email, месенджер, СЕД).
• Підтверджуйте підпис. Надсилайте скан або фото підписаної заяви чи е‑документ з КЕП.
• Зберігайте докази доставки. Квитанції, повідомлення про вручення, ланцюжок листування.

Вибір між «14‑денним попередженням» і «домовленістю сторін» залежить від бажаної дати, наявності поважної причини та готовності роботодавця погоджувати умови. Коректно оформлена заява з посиланням на статтю КЗпП, правильно вказана дата і належна фіксація подання визначають законність дати звільнення і своєчасність виплат.